Opretholdelse af effektiv frivillig kommunikation er afgørende for succes for enhver nonprofitorganisation. For at holde frivillige energiske og engagerede i deres arbejde, er det vigtigt at lade dem vide, hvad organisationens behov er, udtrykke påskønnelse for deres indsats og sørge for, at de forstår, hvor vigtige deres bidrag er. Effektiv kommunikation er et afgørende element for at opbygge varige relationer med frivillige.
Tilføj en frivillig sektion til dit websted
At tilføje en frivillig-specifik sektion til dit websted er en fantastisk måde at kommunikere med dine nuværende frivillige og tiltrække nye. Ved at oprette og vedligeholde et frivilligt kommunikationscenter på din gruppes hjemmeside, vil du gøre det nemt for frivillige at følge med i, hvad der foregår i organisationen. Sørg for at vise billeder eller videoer, der viser frivillige i aktion (med deres tilladelse). Du kan også offentliggøre ting som frivillige muligheder, kommende udvalgsmøder og anden information af interesse for frivillige. Afhængigt af hvor sofistikeret dit websted er, kan du muligvis give frivillige mulighed for at uploade dokumenter, spore deres åbningstider eller se undervisningsmateriale.
Lær frivillige at kende via en undersøgelse
En undersøgelse er et nyttigt kommunikationsværktøj til at lære frivillige at kende og finde ud af, hvordan de gerne vil involvere sig i din organisation. Overvej at gøre en undersøgelse tilgængelig via frivilligsektionen på dit websted, eller inkluder den i en e-mailskabelon, der går ud til nye frivillige. Den skal kun have nogle få spørgsmål, der giver dig mulighed for at få en fornemmelse af, hvilke typer frivillige aktiviteter de gerne vil deltage i, og hvilke færdigheder de har. Få nogen til at gennemgå resultaterne, og tag derefter ud individuelt med oplysninger om udvalg eller projekter, der matcher deres interesser. Læg disse oplysninger ind i en frivillig database, som kan bruges i fremtiden til at underrette folk, når nye projekter bliver tilgængelige.
Få forbindelse til frivillige via sociale medier
Udnyt din organisations tilstedeværelse på sociale medier som et kommunikationsværktøj til at interagere med frivillige og andre interessentgrupper. Tilskynd frivillige til at følge organisationens sociale mediesider og give en tjeneste, f.eks. ved at følge dem tilbage på Twitter eller Instagram. Post billeder og billedtekster, der fremhæver bidragene fra din gruppes frivillige, sammen med links til mediedækning af gruppen. Tilskynd frivillige til at interagere ved at kommentere og/eller dele organisationens opslag. Fremme frivilligt engagement i organisationens overordnede kommunikationsindsats ved at nedsætte et udvalg for sociale medier til at koordinere eller assistere med sociale opslag.
Udgiv et nyhedsbrev for frivillige
Mange nonprofitorganisationer udsender et nyhedsbrev til frivillige såvel som til donorer, finansieringsbureauer, forbrugerhenvisningskilder og andre grupper på måneds- eller kvartalsbasis. At distribuere et nyhedsbrev er en fantastisk måde at fortælle interesserede parter om den velgørende gruppes seneste resultater, nuværende projekter og fremtidige mål. Det er også et fremragende redskab til at anerkende bidragene fra fremragende frivillige. Afhængigt af hvem dine frivillige og andre interesserede er, skal du muligvis udskrive og sende et nyhedsbrev, eller du er måske bedre tjent med et elektronisk nyhedsbrev. Overvej at invitere interessenter til at abonnere på deres foretrukne leveringsmulighed.
Oprethold en-til-en personlig kontakt
Når det kommer til at opbygge relationer med frivillige, er der ingen erstatning for at skabe personlig kontakt med de personer, der generøst donerer deres tid og talenter til din organisation. Det er tilrådeligt med jævne mellemrum at planlægge møder ansigt til ansigt med frivillige, der har formandsposter, eller som spiller andre nøgleroller, der gør det muligt for din velgørende gruppe at udføre sin mission. Periodisk at kalde frivillige til at tjekke ind kan være en effektiv måde at opretholde individualiseret kontakt på uden at skulle bede dem om at afsætte tid til en formel, personlig diskussion eller videokonference. Den administrerende direktør kunne også oprette chattider, hvor frivillige opfordres til at kigge forbi eller ringe for at få en personlig forbindelse.
Forbind via udvalgsmøder
Frivillige udvalgsmøder kan være afgørende for succesen af alle typer projekter. Når et nyt projekt starter, er det tilrådeligt at holde et møde med dem, der er interesserede i frivilligt arbejde, så de har mulighed for at lære mere om, hvilke typer roller der er tilgængelige, og hvilken slags tidsforpligtelse hver enkelt kan kræve. Når først et udvalg er dannet, hvad enten det er for et særligt projekt eller for en igangværende arbejdsgruppe, er regelmæssige møder fortsat vigtige for at styre processen og opretholde en effektiv frivillig kommunikation. Det er bedst at etablere en fast tidsplan for møder, f.eks. den tredje tirsdag i hver måned, så de frivillige er i stand til at lægge planer på forhånd.
Bed frivillige om at dele feedback
Kommunikationen skal flyde begge veje. Det er lige så vigtigt at opmuntre frivillige til at dele deres tanker og ideer med organisationen og dens ledere, som det er at sikre, at information flyder til de frivillige. Der er mange måder at gøre det nemt for frivillige at give feedback eller dele forslag. Hvis frivillige kommer ind på kontoret regelmæssigt, skal du oprette en forslagsboks. Eller opret en feedback@-e-mailadresse, som frivillige kan bruge når som helst, de vil. Det er også en god idé at vænne sig til at afsætte tid til, at folk kan dele feedback og forslag til mødedagsordener. Du vil måske endda med jævne mellemrum være vært for fokusgrupper for at udforske og diskutere feedback. Det vigtige er, at det er nemt for frivillige at give feedback.
Vært sociale sammenkomster for frivillige
Giv muligheder for frivillige til at forbinde med hinanden via sociale sammenkomster, der ikke involverer anmodninger om at donere tid eller penge. Overvej med jævne mellemrum at være vært for en mixer, der kun er for frivillige, på dit kontor eller hjemme hos et bestyrelsesmedlem eller en udvalgsformand. Inviter alle, der har meldt sig frivilligt inden for en fastsat tidsramme. Afhængigt af din organisations budget kan du sørge for forfriskninger, eller det kan være bedre at planlægge en potluck. Nøglen er at give folk, der deler en interesse i din organisation, en måde at lære hinanden at kende og begynde at knytte bånd. Når alt kommer til alt, vil dine frivillige være meget mere tilbøjelige til at forblive engageret i organisationen, hvis deres venner også er involveret.
Anerkend frivillig indsats
Sørg for, at frivillige bliver anerkendt for den vigtige rolle, de planlægger i at give din organisation mulighed for at opfylde sin mission eller på anden måde hjælpe vigtige sager. Sørg for, at offentlige omtaler af organisationen anerkender frivillige i stedet for at fokusere for meget på den administrerende direktør eller andre medarbejdere. For eksempel, når du søger omtale for organisationen, skal du henvise medlemmer af medierne eller bloggere til at interviewe udvalgsformænd eller bestyrelsesmedlemmer ud over medarbejdere. Når du offentliggør billeder af organisationens aktiviteter, skal du vælge billeder, der viser frivillige. Når du promoverer fundraisers til særlige begivenheder, bør du overveje at angive navnene på udvalgsmedlemmer i meddelelsen.
Udtryk formelt påskønnelse til frivillige
Anerkendelse er vigtig, men det er værdsættelse også. Sørg for at sige tak til frivillige, både ansigt til ansigt og via formelle takkebreve. Overvej at være vært for en frivillig påskønnelsesbegivenhed mindst én gang om året, såsom en frokost kun for frivillige eller en anden sammenkomst, der inkluderer en frivillig påskønnelsestale og servicepriser. Giv plaketter eller andre priser til frivillige, der har ydet særligt vigtige bidrag til gruppen, eller som er mangeårige støtter. Overvej priser for mange års tjeneste for store milepæle, såvel som papirbeviser for påskønnelse til alle frivillige.
Brug en række forskellige frivillige kommunikationsværktøjer
Enhver organisation, der er afhængig af frivillige, skal tage skridt til at engagere og fastholde dem, der deler deres tid og talent, og for at rekruttere nye mennesker til at hjælpe. Der er ingen erstatning for at opretholde effektiv kommunikation med frivillige. Brug af en række forskellige kommunikationsværktøjer vil hjælpe dig med at opbygge og engagere et stærkt team af frivillige, der er engagerede i din organisation. Gennem effektiv frivillig kommunikation vil du være i stand til at opdyrke solide relationer med personer, der sandsynligvis vil forblive engageret i din velgørende enhed i mange år fremover.
