At planlægge en begivenhed for din organisation er stressende og meget tidskrævende. At være velorganiseret kan hjælpe med at lindre stress og spare dig tid. Et vigtigt aspekt at overveje, når du planlægger, er invitationen. Invitationen vil give folk besked om den kommende begivenhed og bede dem om at deltage. Det er ofte første gang, de hører om begivenheden, så det er vigtigt at dække alle detaljerne i invitationen.
Grundlæggende invitationselementer
De grundlæggende elementer, der skal inkluderes i invitationen er:
- Organisation, der er vært for begivenheden
- Date
- Tid
- Venue
- RSVP kontaktoplysninger
- Pris for at deltage i begivenheden
Det er også vigtigt at sende invitationen ud i tide. Det betyder mindst seks til otte uger før arrangementet. Dette giver gæsterne tid til at reagere og planlægge i overensstemmelse hermed.
Skrive invitationer til en fundraiser
Valg af den rigtige formulering kan sætte tonen for din fundraiser og give gæsterne besked om arrangementets formalitet, og hvad de kan forvente.
Invitationsretningslinjer
Nogle retningslinjer at overveje, når du skriver invitationen, omfatter:
- Sørg for tydeligt at angive, hvem der får gavn af begivenheden.
- Inkluder detaljer om begivenheden, såsom om der vil blive serveret middag, eller om der skal være en kontantbar.
- Sørg for at nævne begivenhedens formalitet. Hvis begivenheden er en formel affære, skal du nævne, at det er sort slips, så gæsterne er opmærksomme på dresscoden.
- Giv altid kontaktoplysninger, hvis gæsterne har spørgsmål.
- Hvis begivenheden er på et ukendt sted, så overvej at inkludere vejledning i invitationen.
Andre overvejelser
Nogle andre ting at overveje, når du skriver en invitation, er:
- Tema:Vælg et tema og inkorporer det i invitationen. For eksempel, hvis begivenheden er en golfudflugt, skal du bruge et golftema til invitationen.
- RSVP: Medtag altid et svarkort, som gæsterne kan sende tilbage. Kortet skal have et sted at skrive gæstens navn sammen med enhver form for betaling, hvis det er nødvendigt.
- Vær unik: Hvis der er noget unikt for dit arrangement, så skriv det i invitationen for at tiltrække gæster. For eksempel kan en lydløs auktion eller live-auktion nævnes, eller hvis der er særlig underholdning.
Eksempel på invitationsformulering
Der er uendelige måder at formulere en invitation til en fundraiser på. Du kan bruge følgende eksempler som en guide til at skrive din egen invitation:
Eksempel 1
Årlig Hat-frokost
Kom med os til en eftermiddagsfrokost
På lokation
På dato og tidspunkt
Frokost serveres kl. 13.00. med gratis vin
Priser vil blive uddelt for bedste hat
Parkeringsservice
donation på $50 vil gavne organisationen
Eksempel 2
Du er inviteret til Begivenhedsnavn
Date
Location
18:00 Cocktails og hors d'oeuvres
Cash Bar
19:30 middag
Stille og levende auktion
Sort slips værdsat
Benefitting ABC
Lække gæster til at deltage i dit arrangement
Husk, at invitationen ofte er den første ting, gæsterne vil se for at advare dem om dit arrangement. Sørg for at tage dig tid til omhyggeligt at vælge invitationen og formulere den på en klar måde, der giver gæsterne detaljer om, hvad de kan forvente. Når du opretter invitationer til en fundraiser, skal du altid huske på den tone, du ønsker at sætte for dit arrangement, og afspejle det i din formulering. Vær lige så kreativ, som du kan lide, for at lokke gæster til at deltage i din fundraising-begivenhed og støtte din sag.
