Når en medarbejder giver besked om, at de siger op, kan det være svært at vide, hvad man skal sige. Ledere bliver ofte overrasket, når en medarbejder siger op, så det er vigtigt for dem at være parate til at reagere passende, når en medarbejder afgiver et opsigelsesbrev eller erklærer, at de forlader deres job.
Hvad skal man sige, når en medarbejder siger op
Der er ikke kun én rigtig måde at reagere på, når nogen siger deres job op. På mange måder vil det, du skal sige, variere baseret på situationens særlige forhold og din virksomheds politikker og procedurer. Uanset hvad, er det vigtigt at reagere på en civil og professionel måde.
Initial Response Options
Når en medarbejder fortæller dig, at de siger op, skal du være parat til at svare på deres erklæring med det samme, på en rolig og kølig måde. Eksempler på passende indledende svar er:
- Det er jeg ked af at høre.
- Tak, fordi du gav mig besked.
- Jeg er overrasket over at høre, at du rejser.
Sig ikke noget, der kan tolkes som negativt, fordømmende eller nedsættende. Afstå fra at reagere på en måde, der indikerer, at du tager personens beslutning om at stoppe personligt.
Anmod om skriftlig meddelelse
De fleste virksomheder kræver et skriftligt opsigelsesbrev. Hvis medarbejderen ikke har et brev, skal du anmode om et efter din første erklæring. Det er bedst at få skriftlig besked på det tidspunkt, hvor medarbejderen fortæller dig, at de rejser. Det kan skrives i hånden, sendes til dig via e-mail eller hurtigt skrives og udskrives. Et opsigelsesbrev skal blot have datoen, en erklæring om, at medarbejderen vælger at sige op, og hvad den enkelte forventer, at deres sidste arbejdsdag bliver.
For at anmode om et skriftligt opsigelsesbrev kan du sige:
- Jeg er glad for, at du fort alte mig det, selvom virksomhedens politik kræver et skriftligt opsigelsesbrev. Har du en forberedt?
- Hvis du ikke har et opsigelsesbrev, så lad os udarbejde et nu. Her er en notesblok, du kan bruge.
- HR vil bede om en kopi af dit opsigelsesbrev. Jeg kan se, du har din telefon med dig. Vil du hente din e-mail og bare skrive en hurtig note, der bekræfter vores samtale og sende den til mig?
Vær parat til at svare på spørgsmål, herunder hvor meget varsel virksomheden forventer, når en medarbejder siger op. Se virksomhedens medarbejderhåndbog for et endeligt svar, hvis du er usikker.
Acceptér opsigelsen
Medmindre der er en kontrakt på plads, der forbyder medarbejderen at kunne sige op, så lad dem vide, at du accepterer deres opsigelse. Fortæl dem, at du eller en HR-repræsentant vil tage kontakt for at færdiggøre detaljerne om deres udtræden af organisationen, når du er gået gennem de rigtige kanaler.
Opfølgningsspørgsmål
Du vil måske stille et par spørgsmål for at prøve at forstå, hvorfor personen har besluttet at forlade. Eksempler på spørgsmål, der ville være passende, omfatter:
- Vil du være villig til at dele, hvad der fik dig til at sige op?
- Er der sket noget specifikt, der fik dig til at beslutte at tage afsted?
- Vil du have noget imod at dele, hvad du planlægger at gøre næste gang, efter din tid her er slut?
Pub ikke medarbejderen for at få svar. En medarbejder er ikke forpligtet til at fortælle en arbejdsgiver, hvorfor de siger op, eller hvad de planlægger at gøre næste gang. Stil heller ikke for mange spørgsmål. Hvis en medarbejder ser ud til at være tilbageholdende med at dele, så lad det være. Chancerne er, at nogen på HR-teamet vil stille lignende spørgsmål under den enkeltes exit-samtale.
Ønsk dem held og lykke
Luk samtalen høfligt ved at udtrykke påskønnelse og ønske dem held og lykke. For eksempel:
- Tak for dit hårde arbejde i den tid, du har været her. De bedste ønsker for fortsat succes.
- Tak, fordi du fort alte mig det personligt. Jeg sætter pris på din omtanke og ønsker dig held og lykke.
- Du vil blive savnet. De bedste ønsker for stor succes, uanset hvilken karrierevej du forfølger.
Bevæger sig videre end en medarbejderfratræden
Når en medarbejders opsigelse er blevet accepteret, er det tid til at fokusere på overgangen. Få det rette personale involveret til at håndtere opsigelsespapirerne og -procedurerne, herunder HR og informationsteknologiteamet. Søgningen efter en afløser skal påbegyndes, og andre medarbejdere skal underrettes. At beskæftige sig med en god medarbejders opsigelse er ikke noget, enhver leder ønsker at se i øjnene. At være parat til at håndtere denne eventualitet vil ruste dig til at behandle en medarbejders opsigelse med professionalisme og ynde.
