Hver virksomhedslukningssituation har forskellige detaljer. Forretningstypen vil diktere, hvilke handlinger du, dine kunder eller leverandører skal tage, før virksomheden lukker for altid. For at udvikle et tilpasset brev, der opfylder dine behov, skal du starte med et eksempelbrev og tilpasse ordlyden, så den afspejler detaljerne i din særlige situation.
Virksomhedsafslutningsbrevskabeloner
Hvis du styrer processen med at lukke en virksomhed, kan det være passende for dig at sende breve til dine kunder og leverandører. Eksempel på breve til disse målgrupper findes her. Du kan få adgang til hver skabelon ved at klikke på det tilsvarende billede. Hver skabelon er et tilpasseligt PDF-dokument, der kan gemmes og udskrives efter behov. Se denne guide til printables for at få hjælp til at arbejde med dokumenterne.
Kundemeddelelse
Denne skabelon er designet til at blive sendt til kunder for at fortælle dem, at en virksomhed er ved at lukke. Det er især vigtigt at sende denne type brev, hvis kunder skal afhente varer fra dit sted eller foretage en anden form for handling, før virksomheden indstiller driften.
Supplier Notification
Brug dette brev til at underrette leverandørerne om, at din organisation vil indstille driften, og sørg for at give tilstrækkelig varsel til at muliggøre endelig kontofakturering, betaling og løsning af eventuelle udestående sager.
Grunde til at skrive et forretningslukningsbrev
Når du har taget beslutningen om at lukke din virksomhed, er det ikke tilrådeligt bare at hænge et 'lukket'-skilt på din dør. Det er bedst at annoncere lukningen til dine kunder og leverandører med et formelt brev. De har været nøglespillere i dine forretningsaktiviteter ved at købe dine produkter og tjenester og, i tilfælde af leverandører, ved at forsyne dig med produkter og tjenester, som var medvirkende til din virksomhed. Som en af dine sidste handlinger af kundeservice, skal du give dem en forhåndsadvarsel om, at din virksomhed ikke længere vil være tilgængelig.
Virksomhedslukningsbrevet er en glimrende måde at skabe en professionel afslutning på dit nuværende forretningsforhold og forklare eventuelle handlinger, som dine kunder og leverandører skal tage. At sende denne form for brev viser en god tro indsats for at kommunikere med og imødekomme dem, som din organisation har handlet med. Det kan også være med til at sikre, at alle sager bliver håndteret før lukning, hvilket kan hjælpe med at forhindre potentielle juridiske problemer i at opstå hen ad vejen.
Lukningsmeddelelsestidspunkt
Der er ingen fast og hurtig regel om, hvornår du skal sende en virksomhedslukningsbrev. Den faktiske postdato vil afhænge af flere faktorer.
Kunder
Du ønsker, at dine specielle kunder skal høre om din virksomheds lukning fra dig, ikke gennem rygter eller opdagelse af en lukket dør uden forudgående varsel. At have besked forstærker dine kunder, at du synes, de er specielle og giver dem mulighed for at udføre eventuelle nødvendige endelige forretningstransaktioner med dig.
Overvej generelt at sende et afsluttende meddelelsesbrev eller inkludere en kopi af brevet i deres månedlige regning mindst 30 dage før lukkedatoen. En servicevirksomhed som et renseri eller et værksted skal give kunderne nok tid til at komme ind og hente deres ejendele. En detailvirksomhed vil formentlig gerne bruge masser af tid til et salg for at reducere deres lagerbeholdning, hvor virksomhedens lukkebrev udgives, før salget begynder.
Leverandører
Det er generelt bedst at informere leverandørerne om din hensigt om at lukke mindst 60 dage før din endelige driftsdato. Dette vil give tilstrækkelig tid til, at konti kan afvikles og lukkes.
Særlige hensyn til fremtidige planer
Hvis du sælger en virksomhed og planlægger at åbne en relateret ny virksomhed umiddelbart derefter, vil du måske minimere tidsrummet mellem de to. Du kan f.eks. beslutte dig for at udsætte afsendelsen af virksomhedslukningsbrevet til lige før lukkedatoen, hvis du sælger din husholdningsfranchise og åbner din egen rengøringsservice.
Hvad skal du kommunikere i dit brev
Nøglemålene for et virksomhedslukningsbrev er klart at udtrykke detaljerne i virksomhedslukningen og oprigtigt at takke læseren for deres virksomhed eller service. Disse breve behøver ikke at være lange for at være effektive. Brevet skal:
- Fortæl læseren, hvilken dato virksomheden lukker
- Informér læseren om alt, hvad de skal gøre (såsom at hente deres renseri, betale deres udestående regning eller komme ind for at gå ud af virksomheden)
- Fortæl læseren, hvor de skal rette deres spørgsmål
- Tak kunden eller leverandøren for deres forretning
Brevet behøver ikke at give en begrundelse for, hvorfor virksomheden lukkes. Hvis årsagen er gode nyheder, såsom ejerens pensionering, kan du beslutte at medtage årsagen i brevet. Ellers er det norm alt bedst at koncentrere brevet om emner, der er vigtige for læseren, som hvad de skal gøre og hvornår.
Oprethold forholdet
Det foretrækkes altid at forlade et forretningsforhold på en positiv tone. Selvom du aldrig planlægger at se eller arbejde med en person igen, er det bedst at være hjælpsom, positiv og oprigtig i breve om virksomhedslukning. Din professionalisme vil gøre det lettere at lukke virksomheden, og det kan give dig et forspring, hvis dine fremtidige forretningsplaner fører til, at du arbejder med de samme personer i fremtiden.
