Internal Revenue Service (IRS) W-9-formularen har titlen "Request for Taxpayer Identification Number and Certification." Dette IRS-dokument er designet til at indsamle grundlæggende skatteoplysninger fra visse skatteydere, som kan være enkeltpersoner eller virksomheder.
Formål med formular W-9
Først og fremmest giver en W-9 en virksomhed grundlæggende oplysninger om skatteydere, som den handler med. Det giver dem mulighed for at indberette det bet alte beløb til skatteyderen for ydelser leveret til IRS. Amerikanske statsborgere og hjemmehørende udlændinge, selskaber, truster og andre typer af forretningsenheder, der ikke har tilbageholdt skat fra deres indtjening, skal udfylde en W-9, mens ikke-residente udlændinge eller udenlandske individer ville udfylde formular W-8 i stedet.
Hvis en skatteyder ikke udfylder og returnerer W-9 eller oplyser et forkert eller ufuldstændigt skatteyderidentifikationsnummer (TIN), kan eventuelle midler, der betales til skatteyderen, være genstand for backup tilbageholdelse. I denne situation ville virksomheden tilbageholde 28% af indkomsten til skatteyderen og sende den tilbageholdte del til IRS. Dette er det føderale agenturs måde at sikre, at de relevante skatter betales, selvom skatteyderen ikke er korrekt identificeret.
Hvornår er W-9'er påkrævet?
En virksomhed skal have en W-9 fra enhver person eller virksomhed, som den skal indsende en informationsreturnering for til IRS. For eksempel vil en virksomhed, der hyrer en uafhængig entreprenør til at designe virksomhedens nye hjemmeside, sandsynligvis skulle indsende en 1099-MISC-formular til IRS for at rapportere, hvor meget den bet alte webdesigneren.
For at indsende en komplet 1099-MISC har virksomheden brug for entreprenørens identifikationsoplysninger - navn, TIN, adresse og så videre. Virksomheden skal indsamle en W-9-formular fra entreprenøren for at få disse oplysninger. På samme måde vil virksomheder ofte anmode om W-9-formularer fra virksomhedsleverandører, så de har de oplysninger, de har brug for til at rapportere deres forretningsudgifter som krævet af IRS.
W-9 Records Retention
Som med de fleste skattedokumenter bør virksomheder opbevare kopier af alle W-9-formularer i mindst tre år efter den sidste relevante selvangivelse blev indgivet (eller selvangivelsens forfaldsdato, hvis senere). I ovenstående eksempel, hvis virksomheden indgik kontrakt med webdesigneren i 2017, og han afsluttede sit arbejde inden årets udgang, skulle virksomheden beholde sin W-9-formular mindst indtil den 16. april 2021 (forudsat at virksomheden indsendte sin 2017) selvangivelse den 15. april 2018).
Sådan udfylder man en W-9-formular
Selve W-9 er ret kort og relativt ligetil. Den består af tre hoveddele: personlige oplysninger, TIN og certificering.
Sektionen Personlige oplysninger for enkeltpersoner
På linje 1 skal individuelle skatteydere oplyse deres navn, som det fremgår af deres selvangivelse. Selvom de teknisk set er en forretningsenhed, skal eneejere angive deres eget juridiske navn i dette afsnit.
Enkeleejere gentager deres navn i den anden linje, som kalder på 'Virksomhedsnavn eller navn på en ignoreret enhed'. Her placerer de deres fulde navn og bogstaverne DBA, som står for 'doing business as,' efterfulgt af det fiktive navn for virksomheden, hvis der er nogen. For eksempel, hvis John Smith var eneejer af Speedy Plumbing, ville han udfylde den første linje som John Smith og den anden linje som John Smith DBA Speedy Plumbing.
Dernæst afkrydser skatteyderen boksen 'Individuel/enkeleejer', som er placeret under navnelinjerne. Skatteyderen skal også oplyse sin postadresse på linje 5 og 6. Klientens oplysninger kan indgå i højre side af formularen i dette område, men er ikke påkrævet.
Personlige oplysninger sektion for virksomheder
Virksomheder eller andre enheder skal angive deres juridiske navn (nøjagtig som det fremgår af deres selvangivelse) på linje 1. Hvis virksomheden også har et firmanavn eller DBA, går det på linje 2.
Dernæst markerer skatteyderen boksen, der angiver, hvordan forretningsenheden er klassificeret i forhold til dens juridiske struktur. Du skal angive, om enheden er et C-selskab, S-selskab, Partnerskab, Limited Liability Company (LLC) osv.
Hvis virksomheden er en enkeltmands LLC, skal du markere afkrydsningsfeltet "Individuel/enkeleejer" i stedet for "LLC". LLC'er, der har valgt en alternativ form for beskatning (f.eks. en LLC, der har valgt at blive beskattet som en S Corporation), vil indtaste skatteklassifikationskoden i feltet ved siden af LLC-afkrydsningsfeltet, som angivet i formularen.
Enhedens hovedpostadresse skal angives i linje 5 og 6. Klientens adresse kan også tilføjes i rummet til højre for postadresseafsnittet, men er ikke påkrævet.
Fritagelser
De fleste skatteydere vil lade felterne i linje 4 stå tomme. Det første mellemrum i linje 4 angiver, at skatteyderen er fritaget for backup-indeholdelse. Enkeltpersoner og enkeltmandsvirksomheder vil næsten aldrig blive fritaget for sikkerhedskopiering, men i visse situationer er virksomheder undtaget. Betalingsmodtagerkoderne og omstændighederne er angivet på den tredje side af W-9. hvis du er kvalificeret til en af disse betingelser, skal du placere det relevante kodenummer i det første felt til linje 4.
FATCA-afsnittet på linje 4 gælder kun, hvis du indsender W-9 til en udenlandsk finansiel institution, og du er undtaget fra FATCA-rapportering (Foreign Account Tax Compliance Act). I den situation skal du gennemgå listen over koder og årsager på den tredje side af W-9-formularen for at se, om du er kvalificeret, og placere det relevante kodebogstav på FATCA-feltet i linje 4. Hvis du er i tvivl, så spørg det pengeinstitut, der anmoder om formularen, om du skal udfylde dette felt.
Kontonummeroplysninger
Den sidste linje i afsnittet med personlige oplysninger henviser til 'kontonumre'. Her angiver skatteyderen alle konti, de har hos IRS til at betale tilbage skat eller forudbetalinger for forventede skattepligtsforpligtelser. Disse oplysninger er valgfrie og skal norm alt stå tomme.
Taxpayer Identification Number (TIN)
TIN-afsnittet skal udfyldes, uanset om skatteyderen er en enkeltperson, enkeltmandsvirksomhed eller virksomhedsenhed.
- Personer placerer deres cpr-nummer i højre side af formularen i de angivne felter.
- Enkeleejere og enkeltmands LLC'er kan bruge enten deres CPR-nummer eller deres arbejdsgiver-id-nummer (EIN), selvom IRS foretrækker CPR-numre.
- Selv hvis en bestemt person er ansvarlig for enheden, placerer andre typer forretningsenheder deres EIN i de angivne rum.
Certificeringssektion
I dette afsnit underskriver skatteyderen formularen og attesterer, at de oplysninger, den indeholder, er sande. Undladelse af at give eller bevidst indgivelse af falske oplysninger udsætter skatteyderen for bøder.
W-9-overholdelse
Uanset om du er en uafhængig entreprenør eller virksomhed, der leverer tjenester til en klient, eller hvis du er en virksomhed, der hyrer enkeltpersoner eller forretningsenheder til at levere tjenester, er W-9-formularer afgørende for skatteoverholdelse. Søg professionel rådgivning fra en kvalificeret skatteekspert, hvis du har særlige omstændigheder eller er usikker på, om du skal udfylde eller anmode om denne formular.
