Traditionelt brugt af virksomheder, er benchmarking en proces til at evaluere styrkerne ved en lignende organisation eller afdeling som din nonprofitorganisation og sammenligne dit arbejde med deres. Når nonprofitorganisationer søger at sikre tilskudsfinansiering, bruges disse benchmarks ofte som et værktøj til at evaluere organisationens effektivitet.
Hvad er et benchmark?
Et benchmark er en måling, der viser din tidligere og nuværende præstation sammenlignet med lignende succesrige nonprofitorganisationer - typisk med hensyn til økonomi. Denne måling giver dig mulighed for at evaluere din organisations styrker og svagheder som et middel til at forbedre din fremtidige fundraising- og programmeringsindsats.
Trin i benchmarking
Uanset om du opretter benchmarks for første gang eller opdaterer nuværende, er der en række trin, der får processen til at forløbe problemfrit. Prøv følgende proces.
Opret et hold
Nonprofitorganisationer er berygtet for at være underbemandet med stramme budgetter, så du bliver nødt til at skabe et team af fokuserede personer, der kan arbejde sammen om at benchmarke dine økonomier. Revisor Andy Maffia foreslår, at dette hold bør inkludere både dem, der træffer økonomiske beslutninger, og dem, der er berørt af dem, for at opnå det mest sammenhængende perspektiv.
Definer din fremtidsvision og spørgsmål
Regnskabseksperter fra SKR+CO siger, at det at definere, hvad din organisation virkelig skal måle, er det første skridt i benchmarkprocessen. Fokuser på dine fremtidige mål og missioner og de nødvendige midler til at forbedre disse programmer. Vælg et par benchmarks til at starte med, især områder, du planlægger at fokusere på i den nærmeste fremtid.
Overvejelser omfatter følgende:
- Programeffektivitet
- Fundraising effektivitet
- Udgåelig egenkapital eller reserver
- Programindtægter
- Gennemsnitlige bidrag
Skriv benchmarks
Gode benchmarks er markøren for solid og bæredygtig finansiering. Med andre ord ønsker tilskudsgivere at give til organisationer, der ved, hvor de skal hen, og hvordan de når dertil.
Tag for eksempel en organisation, hvis mission er at "forbedre livet for børn i den indre by ved at fremme læsefærdigheder." Benchmarks skal angive:
- Specielt hvad organisationen vil gøre for at fremme læsefærdighed
- Hvordan planlægger organisationen at evaluere, om det lykkes
- Specifikke og målbare mål, der ikke kun inkluderer en tidslinje for, hvornår benchmark vil blive opnået, men også en metode til evaluering
- Hvordan målsætningen passer med organisationens mission statement
Et dårligt benchmark siger måske "The Inner City Literacy Project (ICLP) vil forbedre læsefærdigheden ved at arbejde med lokale skoler." Denne erklæring er vag og giver ikke specifikke oplysninger om, hvornår og hvordan læsefærdigheden vil blive forbedret. Et bedre benchmark i dette scenarie ville sige "ICLP vil arbejde for at forbedre læsefærdigheden ved at sikre, at hvert klasseværelse i dette distrikt har et klasseværelsesbibliotek på mindst 100 bøger inden for to år ved at afholde bogdrev og bogmesser to gange om året. Fundraising-begivenheder vil give kapitalen til at sørge for mindst tre lærerværksteder og give mentorer til alle nye folkeskolelærere i distriktet i løbet af de næste fem år."
Indsaml data og sammenlign
Start med at indsamle de relevante data fra dit eget bureaus tidligere og nuværende finansielle rapporter for hvert valgt benchmark. Hvis du er en del af en stor organisation, skal du identificere de afdelinger eller teams, der har den højeste indtjening eller mest fundraising-effektivitet, og sammenlign dine afdelingers tal med deres.
Organisationer kan også sammenligne deres metrics med dem fra organisationer med lignende missioner og indtægter. Til dette skal du indsamle lignende data fra andre organisationer som din. Bridgespan Group foreslår webstedsbesøg, interviews og årsrapporter er gode måder at finde information fra lignende nonprofitorganisationer på. Du kan ofte finde skatteformularer og årsrapporter på velgørende vagthundes hjemmesider. Du kan blot se på dataene for at sammenligne dem eller investere i computersoftwareprogrammer, der giver en mere videnskabelig sammenligning.
Benchmark-evaluering
Det er vigtigt ikke kun at notere, hvad du ønsker at opnå, men også hvordan du vil vide, om du har nået dit mål. De fleste organisationer vil evaluere både internt, blandt deres egne medarbejdere og eksternt ved lejlighed. Der er en række forskellige måder, hvorpå du kan evaluere en organisations benchmarks. At inddrage en finansiel rådgiver, et CPA-firma eller en anden uafhængig professionel kan give dig friske, objektive meninger og tilbyde en mere autoritativ vurdering. Fordelen ved at lave en regelmæssig evaluering i organisationen er, at medlemmerne er i en unik position til at vurdere, hvorfor noget fungerer eller ikke fungerer.
Lær af andre
På grund af mangel på ressourcer og finansiering befinder mange nonprofitorganisationer sig i en situation, hvor de stoler på, hvad der allerede er blevet gjort i stedet for at afsætte tid til at forske i måder at forbedre sig på. Benchmarking giver organisationer mulighed for at se på lignende nonprofitorganisationer i et forsøg på at finde vellykkede alternative tilgange.
