Har du brug for at skrive et betalingsanmodningsbrev? Selvom det er ubehageligt at kontakte kunder og bede dem om at betale regninger, er forfaldne, er det noget folk, der ejer og administrerer virksomheder, helt sikkert skal gøre fra tid til anden. For at bruge brevskabelonen, der findes her, skal du blot klikke på billedet nedenfor. Dokumentet åbnes som en PDF-fil, som du derefter kan redigere, gemme og udskrive efter behov. Brug denne vejledning til Adobe printables, hvis du har brug for hjælp til, hvordan du bruger dette dokument.
Anmodningsbrev om betaling af saldobeløb
Brug denne skabelon, hvis du skal skrive et brev med anmodning om udestående saldobetaling.
Forudbetalingsanmodningsbrev til en kunde
Brug denne skabelon i en situation, hvor en kunde har indgået kontrakt med dig om at levere produkter eller tjenester, for hvilke der kræves forudbetaling.
Anmodningsbrev om betalingsfrigivelse
Brug dette eksempelbrev som udgangspunkt for at anmode om frigivelse af en betaling, der tilbageholdes i spærret, indtil en transaktion er gennemført.
Skrivetips til et betalingsanmodningsbrev
Selvom du bør justere oplysningerne i skabelonen, så de passer til din situation, er det vigtigt at bruge en passende tone og være sikker på, at dokumentet er professionelt formateret.
Brug en passende tone
Når du sender et brev til en klient eller kunde, der anmoder om betaling, er det vigtigt at kommunikere din pointe så klart som muligt, mens du bevarer en positiv, professionel tone. Send ikke en første eller anden anmodning, der er så negativ, at klienten føler sig angrebet. Hvis tonen er for hård, kan klienten føle, at det ikke nytter noget at forsøge at fortsætte et forhold til din virksomhed. Når det sker, er der en risiko for, at klienten vælger ikke at betale regningen, da han eller hun ikke er optaget af at bevare forholdet.
Brug professionel formatering
Brug firmabrevpapir og et standardformat for forretningsbreve, hvis du sender et betalingsanmodningsbrev via post eller fax. Afhængigt af din virksomheds korrespondanceprocedurer kan det også være acceptabelt for dig at sende brevet via e-mail. Hvis det er tilfældet, er det bedre at inkludere bogstavet i brødteksten i e-mail-meddelelsen i stedet for som en vedhæftet fil. Det er ikke nødvendigt at oprette en brevhovedskabelon til en e-mail-meddelelse, men du bør lukke kommunikationen med din officielle firma-e-mailsignatur.
Opfølgning
Hvis du sender et betalingsanmodningsbrev på en forfalden konto, og du ikke hører tilbage fra modtageren inden for 30 dage, kan du overveje at foretage et opfølgende telefonopkald. Som med brevet er det passende at bevare en positiv tone. Forsøg at tale direkte med den person, der er ansvarlig for at betale regningen, og bekræft modtagelsen af brevet. Hvis du er i stand til at tale med den ansvarlige part, skal du tilbyde at behandle kreditkortbetaling via telefon eller online. Hvis ikke, så spørg, hvornår du kan forvente at modtage betaling. Notér datoen og følg op med et brev for forsinket betaling.
Yderligere handlinger til indsamling
Hvis betaling ikke modtages som aft alt, skal du eskalere kontoen til næste trin i din virksomheds procedure for håndtering af forfaldne konti. Hvis regningen forbliver ubet alt i en længere periode, skal tonen i fremtidige inkassobreve være mere faste, og til sidst overdrages til et inkassobureau, hvis det er nødvendigt. Selvom der bestemt er omstændigheder, hvorunder der skal træffes endelige inkassohandlinger, er det ikke tilrådeligt at gøre det, før du har udtømt alle mulige muligheder for at løse den forsinkede betaling i mindelighed. Indtil du rent faktisk er klar til at sende kontoen til indsamlinger eller tage retslige skridt, skal du ikke nævne sådanne handlinger i korrespondance med betalingsanmodninger med personer eller virksomheder, hvis konti er forfaldne.