Mens alle forretningskonferencer generelt omfatter en række oplægsholdere, der diskuterer emner af interesse for deltagerne, omfatter de bedste arrangementer en række forskellige typer aktiviteter. Sørg for, at den næste begivenhed, du planlægger, bliver en succes ved at inkludere muligheder, der vil appellere til alle segmenter af målgruppen.
Keynote-højttalere
Keynote-talere kan være et stort trækplaster for konferencedeltagere. Disse er norm alt generelle sessionspræsentationer, hvilket betyder, at der ikke er andre talere, der holder sessioner på samme tid. Emnerne er norm alt ud over standard faglig udviklingspris, og tilbyder inspiration eller unikke indsigter. Mens keynote-oplægsholdere kan planlægges til enhver tid, er de ofte booket til den første og sidste session på en konference.
Afhængigt af begivenhedens størrelse og budget booker nogle grupper berømtheder eller andre højt profilerede personer som hovedtalere. For eksempel var Dan Rather hovedtaler for HR Florida i 2016, og Malala Yousafzai vil tale ved Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo. Mindre organisationer booker ofte lokale berømtheder eller motiverende talere til disse sessioner. Du kan finde hovedtalere gennem organisationer som National Speakers Association eller Big Speak.
Breakout-sessioner
Breakout-sessioner er uddannelsesprogrammer, der afholdes hele dagen ved erhvervskonferencearrangementer. Mere end én session er planlagt på samme tid, for at give deltagerne mulighed for at vælge mellem en række emner, så de kan tilpasse deres tidsplan til en vis grad. Overvej at booke succesfulde fagfolk inden for dit felt, industrikonsulenter og undervisere, repræsentanter for offentlige myndigheder og andre eksperter til keynote slots. Overvej at indkalde talere på din organisations hjemmeside for at opmuntre folk, der er interesserede i at bidrage, til at indsende forslag.
Når du planlægger breakout-højttalere, er det vigtigt at tilbyde en bred vifte af emner og at sprede emnerne ud, så folk sandsynligvis vil være i stand til at deltage i programmer, der appellerer til deres interesser. Hvis du for eksempel har to regnskabs-relaterede foredragsholdere, så planlæg dem på forskellige tidspunkter, så de personer, der er mest interesserede i regnskab, får mulighed for at deltage i begge. Tilbyd vidt forskellige emner på samme tid, såsom markedsføring eller kundeservice, så deltagere, der ikke er interesserede i regnskab, også har masser at vælge imellem.
Brainstorming-sessioner
En af de største fordele ved at deltage i konferencer er muligheden for at mødes og kommunikere med ligesindede fagfolk. Overvej at afsætte tid på dagsordenen til brainstormsessioner, der er specifikke for bestemte emner. For eksempel kan du blokere et par breakout-sessioner for at være rundbordsdiskussioner om varme emner, der er relevante for deltagerne. Alternativt kan du udpege siddepladser i spillestedets lobby, som skal være afsat til diskussioner om særlige interesser på forskellige tidspunkter i løbet af dagen. Deltagere, der er interesseret i at lære mere om, hvad andre synes om de udpegede emner, vil sætte pris på at få mulighed for at deltage i noget som dette.
Detailsalg
Konferencer byder ofte på bærbare detailbutikker, hvor deltagere kan købe mærkevarer, som sponsorforeningen tilbyder, såsom t-shirts, kuglepenne, porteføljer og mere. Disse detailsalgssteder har også typisk bøger skrevet af forfattere, der taler ved begivenheden. Hvis din gruppe ikke er i stand til at investere i en stor mængde lagerbeholdning, skal du blot give et par udstillingsgenstande, som deltagerne kan bestille ved begivenheden, så du kan få afsendt dem til deres hjem eller kontor. De vil sikkert sætte pris på ikke at skulle bære rundt eller pakke ting med hjem, så du kan opleve, at du sælger endnu mere på denne måde.
Bogsigneringer
Apropos forfattere, så er det en god idé at planlægge bogsigneringer for talere, der har udgivet bøger under arrangementet. Det er generelt bedst at være vært for en bestemt forfatters bogsignering umiddelbart efter personens tale, da deltagere, der er begejstrede for den enkeltes præsentation, kan gå direkte til signeringen for at købe en bog, der skal signeres. Dette kan hjælpe din gruppe med at booste bogsalget, og det gør også udsigten til at tale ved dit arrangement særligt tiltalende for forfattere.
Brademesse
De fleste forretningskonferencer inkluderer en messedel, som involverer at afsætte et område, hvor sælgere og sponsorer kan opsætte stande til at vise deres produkter og tjenester mod et gebyr. De penge, der kommer ind som et resultat af gebyrer relateret til messedeltagelse, kan hjælpe med at dække omkostningerne ved at afholde det overordnede arrangement og også hjælpe planlægningsorganisationen med at tjene penge til at støtte dens drift.
For nogle konferencer holder messen åben hele tiden, mens udstillerstandsafdelingen på andre kun er tilgængelig for deltagere på tidspunkter, hvor sessioner ikke er i gang. Hver udstiller får tildelt en bestemt standplads, hvor de opsætter displays, der promoverer deres produkter og tjenester. De tildeler teammedlemmer til at bemande standene og interagere med deltagere. De fleste distribuerer produktlitteratur og tilbyder en form for giveaway (norm alt salgsfremmende forretningsgaver eller snacks), samt indsamler kontaktoplysninger fra deltagere til brug for markedsføringsformål i fremtiden.
Stille auktion
Hvis din konference er en stor fundraiser for sponsorgruppen eller en anden forening, så overvej at afholde en stille auktion. Dette involverer indsamling af donerede genstande, som deltagerne kan byde på i en bestemt tidsramme under konferencen. Når budgivningen lukker, "vinder" den højestbydende for hver vare - hvilket betyder, at de vil købe varen. De, der engagerer sig, har det sjovt med at shoppe og konkurrere, især hvis de får nogle gode tilbud, og organisationen nyder godt af en ekstra indtægtsstrøm fra begivenheden.
Mad: Måltider og snacks
Mad er en vigtig del af enhver konferencebegivenhed! Chancerne er, at du bliver nødt til at købe måltider og snacks fra kongrescentret, hotellet eller et andet sted, hvor begivenheden vil blive afholdt. Du bør planlægge at få en let morgenmad om morgenen, hvis arrangementet starter tidligt på dagen, en tallerken- eller buffetfrokost og eftermiddagssnacks. Nogle begivenheder inkluderer også aftenmåltider på en eller flere nætter, især hvis der er en prisuddeling eller en særlig aften-keynote-præsentation.
Når du bestiller menuen, skal du sørge for at have en bred vifte af muligheder for at tage højde for særlige diætrestriktioner. Hvis du tilbyder buffet-valg, skal du være sikker på, at der er valg for folk, der ikke kan (eller vælger ikke at) spise ting som gluten, sukker, hvede, nødder eller kød. Det er også tilrådeligt at have muligheder tilgængelige for dem, der følger en vegansk livsstil. Hvis du serverer tallerkenretter, så lad deltagerne vælge måltider, der passer til deres måde at spise på. En måde at gøre dette på er at inkludere et afsnit på tilmeldingsformularen, hvor deltagerne kan angive diætrestriktioner eller afgive specialbestillinger.
Kick-off reception
Overvej at være vært for en kick-off reception på konferencens første aften med fokus på at engagere deltagerne i begivenheden og promovere supportere (leverandører og sponsorer). Ideen er at være vært for et sjovt arrangement, som folk vil se frem til at deltage i, og som vil give dem en chance for at socialisere med andre deltagere på en struktureret måde.
Disse receptioner afholdes ofte på messegulvet, og giver deltagerne et første glimt af udstillerne i afslappede omgivelser, hvor der serveres mad og drikkevarer. Dette skaber en værditilvækst fordel for leverandører og sponsorer, der betaler for at have udstillerstande, da disse receptioner typisk er velbesøgte af konferencedeltagere.
Du kan sikkert finde en sponsor til at garantere omkostningerne ved denne type begivenhed i bytte for salgsfremmende vederlag. Hvis du skal servere alkohol i receptionen, så overvej at give hver deltager et vist antal drinksbilletter, så de kan få et par drikkevarer uden omkostninger. Dette vil hjælpe med at kontrollere omkostningerne og minimere andre potentielle ansvarsproblemer. Der bør ikke betales noget for maden eller andre typer drikkevarer.
Sociale forbindelser
Det er en god idé at inkorporere yderligere uformelle måder, hvorpå deltagerne kan forbinde sig med hinanden og socialisere på en afslappet måde. For eksempel kan du inkludere en Tweetup, der giver folk mulighed for at forbinde i et sjovt hvorfor og samtidig forbedre begivenhedens tilstedeværelse på sociale medier. Vælg et officielt hashtag til begivenheden, så deltagerne kan dele deres oplevelser online.
Det er også en god ide at give deltagere mulighed for at tilmelde sig til at deltage i gruppearrangementer, som de selv ville betale for, såsom måltider på bestemte slags restauranter, med talere eller forfattere, hvis arbejde er fremhævet ved begivenheden, eller for at se de lokale seværdigheder. Dette er især fordelagtigt for folk, der ikke deltager sammen med andre, de kender, da det giver dem en måde at lære andre deltagere at kende og engagere sig i lokalområdet uden at skulle vove sig ud på egen hånd.
Underholdning
Underholdning kan være en fantastisk tilføjet funktion til store konferencer, især dem, der strækker sig over flere dage. Nogle flerdages konferencer omfatter begivenheder efter arbejdstid som koncerter, komedieforestillinger eller fester, som deltagerne kan deltage i. Entré for deltagere bør være inkluderet i det samlede tilmeldingsgebyr for begivenheden, selvom du nok også bør give dem mulighed for at købe yderligere billetter kun til den/de underholdningsfokuserede portion(er). På den måde er det muligt for forretningsrejsende, der tager venner eller familiemedlemmer med, at inkludere deres rejsekammerater til disse typer begivenheder.
Workout Groups
Det kan være svært at holde styr på din træningsrutine, når du er ude af byen til en konference. Det kan være nyttigt, når arrangementsarrangørerne offentliggør en tidsplan over organiserede gruppetræningsaktiviteter. For eksempel kan du få et udvalgsmedlem, der er bekendt med lokalområdet, til at være vært for daglige gå- eller løbeture, eller afsætte et område på stedet til at tilbyde gruppetræning til dem, der ønsker at deltage.
Dørpræmier til deltager
Folk elsker at vinde ting, så det kan være fantastisk at give deltagere mulighed for at tilmelde sig og vinde dørpræmier under begivenheden. Du kan inkludere dørpræmier leveret af sponsororganisationen samt genstande bidraget fra leverandører. For eksempel kan nogle grupper uddele en kontant hovedpræmie (finansieret af organisationen eller en sponsor) sammen med mindre præmier doneret af messeudstillere.
Mange grupper administrerer processen med at tildele dørpræmier ved at give deltagerne bingokort udfyldt med navnet på hver sponsor eller de første flere leverandører, der registrerer sig og betaler. Deltagerne skal besøge de angivne stande for at få unikke stempler eller underskrifter, hvorefter de udfyldte kort indgår i en tegning. Kortene trækkes på et forudbestemt tidspunkt (typisk sidst på dagen), hvor der uddeles præmier til deltagere, der er til stede.
Ved nogle begivenheder uddeler sælgere, der har dørpræmier, dem ved at indsamle visitkort fra deltagere eller scanne stregkoder fra deres badges.
Udstillerdørpræmier
Nogle grupper tilbyder også dørpræmier til udstillere som en måde at engagere de enkeltpersoner og virksomheder, der yder økonomisk støtte til konferencen, yderligere. En mulighed er at trække navne på en eller to udstillere for at modtage gratis standplads til det følgende års arrangement. Du kan også overveje at tegne navne på sælgerrepræsentanter for at uddele sjove præmier, de vil nyde at modtage. De vil sætte pris på det, og det kan hjælpe dem til at opfordre deres arbejdsgivere til at deltage næste år!
Evalueringer
Det er vigtigt at få feedback fra dette års deltagere, såvel som leverandører og sponsorer. Giv alle involverede en måde at udfylde et evalueringsskema. Du kan distribuere papirevalueringer ved arrangementet eller opfølgning ved at sende en undersøgelse inden for et par dage. Uanset hvordan du beder om feedback, er det vigtigt, at du gør det! Det er også vigtigt, at du lytter! Publicer resultaterne og tag den feedback, du får med i overvejelserne, når du begynder at planlægge næste års begivenhed.
Hav en god konference
Selv om dette ikke er en altomfattende liste over alle mulige typer aktiviteter, der kunne inkluderes i en konference, er det et godt udgangspunkt. Gennemgå disse ideer og opmuntre de andre, der er involveret i planlægningen af din næste begivenhed, til at gøre det samme. Brug det du lærer til at udvælge nogle aktiviteter og som udgangspunkt til at tænke på andre ideer, der kan være med til at gøre dit arrangement endnu mere attraktivt for din målgruppe. Der er mange konferencer derude, så det er vigtigt at tage skridt til at sikre, at din giver værdifulde faglige udviklingsmuligheder og ressourcer samt noget sjov.